Vous trouverez dans ces pages a partir du menu à gauche les différentes démarches de votre quotidien...
Documents à conserver...
Le délai de conservation des papiers varie selon leur nature. Les délais indiqués sont les délais durant lesquels vous pouvez demander un droit (remboursement par exemple) ou vous voir réclamer quelque chose (payer une amende par exemple). Ce sont des délais minimaux mais vous pouvez bien évidemment garder vos documents plus longtemps.
| Assurance | ||
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Quittances, avis d'échéance, courriers de résiliation, preuves du règlement |
Date du document + 2 ans |
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| Contrat | Durée du contrat + 2 ans | |
| Relevé d'information automobile | Permanente | |
| Assurance-vie | 10 ans | Ce délai s'applique au bénéficiaire de l'assurance dès qu'il a connaissance du contrat. |
| Dommages corporels | 10 ans | |
| Véhicule | ||
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| PV pour amende forfaitaire | 3 ans | Si le Trésor Public n'a rien fait pour obtenir le paiement de l'amende 3 ans après sa notification, l'automobiliste ne doit plus rien. |
| Factures (achat, réparation...) | Durée de conservation du véhicule | + 2ans en cas de revente (vice caché) |
| Certificat d'examen du permis de conduire | 4 mois | + jusqu'à réception du permis |
| Banque | ||
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Chèques à encaisser | 1 an et 8 jours | Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste dûe. |
| Contrat de prêt (immobilier et consommation) et autres justificatifs | 2 ans | A compter de la dernière échéance |
| Relevés de comptes, talons de chèques | 5 ans | Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 18 mois. |
| Famille | ||
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Actes d'état civil (copies intégrales et extraits) | Permanente | Certaines procédures nécessitent un acte d'état civil récent |
| Avis de versement d'allocations familiales | 3 ans | Délai de reprise en cas de trop versé (5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration). L'allocataire a 2 ans pour agir en paiement de ses prestations. |
| Jugement de divorce, jugement d'adoption | Permanente | En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal |
| Acte de reconnaissance d'un enfant | Permanente | La mairie peut en délivrer une copie |
| Contrat de mariage (documents relatifs aux bien apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs) | Permanente | En cas de perte du contrat de mariage, s'adresser au notaire qui l'a établi |
| Livret de famille | Permanente | En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie |
| Logement | ||
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Factures d'électricité et de gaz | 5 ans |
Délai pour contester une facture. Le fournisseur a 2 ans pour agir en paiement contre un abonné. |
| Factures d'eau | 5 ans |
Délai pour contester une facture. Pour agir en paiement contre un abonné, le fournisseur a : - 4 ans (fournisseur public), - 2 ans (fournisseur privé). |
| Factures de téléphonie (fixe et mobile) et internet | 1 an | |
| Preuve de restitution de matériel (box) | 2 ans (à compter de la restitution | |
| Factures liées aux travaux | 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux |
- Gros-oeuvre : 10 ans - Petits travaux (fenêtres par exemple) : 2 ans |
| Certificat de ramonage | 1 an | |
| Attestation d'entretien annuel des chaudières | 2 ans | |
| Titre de propriété | Permanente | |
| Preuve du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic, procès-verbaux des assemblées générales de copropriété | 10 ans | |
| Contrat de location, état des lieux, quittances de loyer | Durée de la location + 3 ans | Ces délais s'appliquent aux logements loués comme résidence principale (vides ou meublés) |
| Courrier de révision de loyer | Durée de la location + 1 an | Ce délai s'applique aux logements loués à titre de résidence principale (vides ou meublés) |
| Inventaire du mobilier pour les locations meublées | Durée de la location | Jusqu'à restitution de l'éventuel dépôt de garantie |
| Echéance APL | 2 ans | |
| Impôts et taxes | ||
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Déclarations de revenus et avis d'imposition sur le revenu | 3 ans |
A compter de l'année qui suit l'année d'imposition (ex: déclaration 2013 à conserver jusqu'à la fin 2016) |
| Avis d'impôts locaux (taxe foncière, taxe d'habitation) | 1 an |
3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement. |
| Travail, chômage, retraite | ||
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Bulletins de salaire, contrat de travail, certificat de travail. | Jusqu'à liquidation de la retraite | Le salarié dispose de 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire. |
| Attestation assedic ou pôle emploi | Jusqu'à l'obtention de l'allocation chômage | Ce document peut être utile dan le cadre du calcul des droits de retraite. |
| Reçu pour solde de tout compte | 6 mois | A compter de la signature du salarié (3 ans à défaut de signature). |
| Echéances allocations chômage | 3 ans |
Délai de reprise du trop perçu (10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration). Ce document peut être utile dans le cadre du calcul des droits à la retraite. |
| Bulletins de paiement de la pension de retraite | Permanente |
Documents utiles pour le calcul des droits à la pension de réversion. |
| Santé | ||
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Récapitulatif de remboursements d'assurance maladie et maternité | 2 ans | Délai de reprise du trop perçu (5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration). |
| Carte de mutuelle, demande de remboursement... | Variable selon l'organisme | Voir les délais prévus dans le contrat |
| Ordonnances | 1 an minimum |
- délivrance de lunettes : 3 ans (personne de + de 16 ans) - délivrance d'audioprothèses : pas de délai. |
| Preuves de versement d'indemnités journalières | Jusqu'à la liquidation des droits à la retraite | |
| Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé | Permanente | Carnet de santé d'un enfant à conserver au moins jusqu'à sa majorité |
| Certificats, examens médicaux, radiographies | Permanente | Documents utiles en cas de rechute ou d'aggravation de l'état de santé. |
Papiers d'une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s'appliquer après le décès de la personne car certains peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peuvent faire l'objet d'une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à compter du décès.
Textes de référence
- Code des assurances : articles L114-1 à L114-3 ;
- Code civil : articles 2226, 1648, 2224, 1787 à 1799-1 ;
- Code de procédures pénale : articles 133-2 à 133-4 ;
- Arrêté du 20 avril 2012 fixant les conditions d'établissement, de délivrance et de validité du permis de conduire ;
- Code monétaire et financier : articles L131-59 à L131-60 ;
- Code de la consommation : articles L311-52, L137-2 ;
- Code du commerce : articles L110-1 à L110-4 ;
- Code de la sécurité sociale : articles L243-6, L332-1, R165-36 à R165-44 ;
- Code général des collectivités territoriales : article L1617-5, L2213-26 ;
- Code des postes et des communications électroniques :article L34-2;
- Code de l'environnement : article R224-41-8 ;
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 : article 42 ;
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : article 7-1 ;
- Code de la construction et de l'habitation : article L351-11 ;
- Livre des procédures fiscales : articles L102B, L173 ;
- Code du travail : articles L3245-1, L1234-20 ;
- Arrêté du 25 juin 2014 portant agrément de la convention du 14 mai 2014 relative à l'indemnisation du chômage et les textes qui lui sont associés ;
- Circulaire du 12 juillet 2010 relative aux règles de prescription applicables en matière de sécurité sociale.
Copie certifiée conforme d'un document administratif
La copie d'un document français destinée à une administration française n'a pas besoin d'être certifiée conforme. La copie certifiée conforme peut être exigée uniquement pour les documents français destinés à des administrations étrangères.
Copie demandée par une administration française
Il n'est plus obligatoire de fournir une copie certifiée conforme d'un document venant d'une administration française pour remplir une démarche auprès d'une autre administration française. Les services de l'Etat (préfecture, université...), locaux (mairie...) ou tout organisme public (Pôle Emploi...) sont concernés (par exemple, vous n'avez pas besoin de faire certifier la copie de votre bac pour vous inscrire à l'université).
Une simple photocopie du document original, dès lors qu'elle est lisible, doit être acceptée. En cas de doute sur la validité de la copie, l'administration concernée peut vous demander la production de l'original. Cette demande doit être justifiée et faite par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
Copie demandée par une administration étrangère
Les administrations étrangères peuvent continuer à exiger la certification conforme des copies de documents administratifs français (par exemple, si une université étrangère vous demande la copie de vos diplômes français).
Dans ce cas, vous devez vous adresser à l'administration française pour faire certifier le document en question.
La demande peut être présentée dans n'importe quelle mairie ou préfecture.
Si vous vivez à l'étranger, vous pouvez vous adresser à l'ambassade de France ou au consulat. Dans ce cas, des frais peuvent être exigés.
Textes de référence
- Code des relations entre le public et l'administration : articles R113-10 à R113-11 ;
- Réponse ministérielle du 25 mai 2000 relative à la certification conforme de documents écrits en langue étrangère ;
- Réponse ministérielle du 21 octobre 2004 relative aux services délivrant des copies certifiées conformes.
Légalisation de documents français
La légalisation authentifie les documents français à destination d'une administration ou d'un organisme étranger. La légalisation atteste de l'authenticité de la signature d'un acte, la qualité du signataire et éventuellement, l'identité du seau ou timbre inscrit sur cet acte. Elle donne lieu à l'apposition d'un cachet. La légalisation de documents français peut être demandée par des autorités étrangères.
Différentes formes de légalisation
La légalisation authentifie les documents français destinés à un pays étranger (par exemple, si un étudiant français part dans une université étrangère et doit produire pour cela ses diplômes français).
Selon les cas, un document peut être :
- soumis à une démarche de légalisation,
- soit soumis à l'apostille,
- soit dispensé de toute démarche.
Attention : la légalisation de documents étrangers destinés à l'administration française relève d'une autre démarche.
Nature des documents
Les documents les plus fréquemment soumis à la légalisation sont :
- les actes publics, notamment les actes d'état civil, les actes judiciaires, les actes notariés, les actes et documents administratifs, les diplômes...
- les actes sous seing privé, notamment les attestations sur l'honneur, les reconnaissances de dettes, les contrats, les factures, les lettres de recommandation, les certificats d'hébergement.
Cas particuliers : les authentifications d'actes médicaux sont faites par les Agences régionales de Santé (ARS). Les certifications sous seing privé à caractère commercial ou industriel destinés à être présentés à l'étranger sont faites par la chambre de commerce et d'industrie (CCI).
Légalisation
Les légalisations de documents français destinés à l'étranger sont réalisées par le bureau des légalisations du ministère français des affaires étrangères.
Les actes publics doivent comporter le seau ou le cachet de l'officier public ou de l'administration dont ils émanent, et la signature manuscrite de l'autorité administrative qui les a établis, suivis de ses nom et qualité.
La légalisation d'un acte sous seing privé ne peut se faire qu'en présence de son signataire.
Textes de référence
- décret n° 2007-1205 du 10 août 2007 relatif aux attributions du ministère des affaires étrangères et des ambassadeurs en matière de légalisation d'actes.
- arrêté du 3 septembre 2007 relatif aux attributions du ministre des affaires étrangères, des ambassadeurs et des chefs de poste consulaire en matière de légalisation d'actes.
Légalisation de documents d'origine étrangère (authentification)
La légalisation d'un document d'origine étrangère est une formalité qui permet d'attester en France de l'authenticité d'un acte établi à l'étranger. Il ne s'agit pas d'une procédure de validation du contenu du document mais de sa forme.
Authentification
La procédure de légalisation permet d'attester :
- la véracité d'une signature sur un acte,
- la qualité du signataire de l'acte,
- l'identité du seau ou du timbre apposé sur l'acte.
La légalisation d'un acte se matérialise par l'apposition d'un cachet officiel.
La procédure de légalisation est nécessaire pour les actes publics ou privés établis à l'étranger et destinés à être produits en France.
Actes publics
Sont notamment considérés comme des actes publics destinés à être légalisés :
- les expéditions des décisions de justice ;
- les actes émanant de juridictions judiciaires ;
- les actes établis par greffiers ou par les huissiers de justice ;
- les actes notariés ;
- les expéditions d'actes d'état civil ;
- les actes établis par une administration ;
- les déclarations officielles (mention d'enregistrement, visas pour date certaine, certification de signature...) ;
- actes établis par des agents diplomatiques et consulaires.
Actes sous-seing privés
Certains documents privés établis à l'étranger doivent parfois faire l'objet d'une légalisation avant d'être produits en France.
Il peut s'agir notamment de documents tels que :
- attestation sur l'honneur,
- reconnaissance de dette,
- lettre de recommandation,
- certificat d'hébergement.
Condition de la légalisation
Pour être légalisés, les documents doivent être rédigés en français. A défaut, ils doivent être accompagnés d'une traduction en français effectuée par un traducteur habilité à intervenir auprès des autorités de l'Etat de résidence ou des autorités judiciaires ou administratives :
- françaises,
- d'un état membre de l'Union européenne,
- d'un autre état membre de l'Espace économique européen (EEE),
- de la Suisse.
Par ailleurs, la légalisation d'un acte sous seing privé ne peut se faire qu'en présence de son signataire.
A noter : selon les conventions bilatérales ou internationales signées par la France, certains documents peuvent être dispensés de légalisation.
Autorité compétente
Les ambassadeurs et chefs de poste consulaire sont compétents pour légaliser un document d'origine étrangère. Dans certains cas, il est possible de s'adresser au Ministère des Affaires étrangères.
Ambassadeurs et chefs de poste consulaire
La légalisation des actes d'origine étrangère relève de la compétence des ambassadeurs et chefs de poste consulaires français établis dans le pays émetteur de l'acte.
Ministre des affaires étrangères
Par exception, le ministre des affaires étrangères est habilité à légaliser des actes émanant d'ambassades ou consulats établis en France et destinés à être produits devant d'autres agents diplomatiques et consulaires étrangers établis en France.
Textes de référence
- décret n°2007-1205 du 10 août 2007 relatif aux attributions du ministère des affaires étrangères et des ambassadeurs en matière de légalisation d'actes.
Légalisation de signature
La légalisation d'une signature vous permet de faire authentifier votre propre signature sur des actes sous seing privé. Cette démarche est soumise à certaines conditions.
Si vous vivez en France
La légalisation d'un signature sert à authentifier votre propre signature lorsqu'elle est apposée sur des actes sous seing privé. La procédure sert à vérifier que vous êtes bien la personne concernée par le document.
A noter : une administration ne peut pas, pour une démarche qu'elle instruit, exiger la légalisation de signature apposée sur une pièce qui lui est remise ou présentée.
Vous devez vous adresser à la mairie de votre domicile et présenter :
- la pièce à légaliser ; si le document est en langue étrangère, il doit être accompagné d'une traduction en français,
- une pièce d'identité sur laquelle figure votre signature,
- éventuellement un justificatif de domicile.
A défaut de pièce d'identité, vous devez être accompagné de 2 personnes témoins, munies de leurs pièces d'identité et d'un justificatif de domicile.
L'authentification de votre signature se fait obligatoirement en votre présence. Vous devrez signer au guichet devant l'agent.
Vous pouvez également faire cette démarche devant le notaire de votre choix. La légalisation sera alors payante.
La démarche est gratuite si elle est réalisée à la mairie. Elle est payante si elle est réalisée devant un notaire.
Si vous vivez à l'étranger
La légalisation d'une signature sert à authentifier votre propre signature lorsqu'elle est apposée sur des actes sous seing privé. La procédure sert à vérifier que vous êtes bien la personne concernée par le document.
A noter : une administration ne peut pas, pour une démarche qu'elle instruit, exiger la légalisation de signature apposée sur une pièce qui lui est remise ou présentée.
Vous devez vous adresser au consulat ou à l'ambassade et présenter :
- la pièce à légaliser, si le document est en langue étrangère, il doit être accompagné d'une traduction en français,
- une pièce d'identité sur laquelle figure votre signature,
- et éventuellement, un justificatif de domicile.
A défaut de pièce d'identité, vous devez être accompagné de 2 personnes témoins, munies de leurs pièces d'identité et d'un justificatif de domicile.
L'authentification de votre signature se fait obligatoirement en votre présence. Vous devrez signer au guichet devant l'agent.
La démarche est payante. Il convient de vous renseigner auprès de votre consulat ou de votre ambassade.
Textes de référence
- Code général des collectivités territoriales : articles L2122-27 à L2122-34, articles R2122-7 à R2122-9 ;
- Code des relations entre le public et l'administration : articles R113-5 à R113-9.